domingo, 1 de mayo de 2016

DEFINICIÓN Y DISEÑO DE EVENTOS

CICLO FORMATIVO DE GRADO SUPERIOR DE AGENCIAS DE VIAJES Y GESTIÓN DE EVENTOS. 
SEGUNDO CURSO: MÓDULO PROFESIONAL DE GESTIÓN DE PRODUCTOS TURÍSTICOS. 

El objetivo de la actividad es simular una situación real de contratación de un evento. La clase se divide en grupos a los que se le asignan roles. Los promotores son los clientes potenciales que los organizadores tratan de convencer con su propuesta comercial para que les contraten sus servicios.
A lo largo de una semana y media de trabajo, unas 12 horas de clase más las presentaciones, la relación entre los alumnos es profesional. El cronograma es el siguiente:
- Los promotores elaboran el briefing son sus peticiones de servicios y lo envían a los organizadores. Los organizadores estudian el documento y las peticiones para ver dudas y buscar información al respecto.
- Después hay reuniones para tomar contacto y aclarar y matizar información. Estas reuniones reciben el nombre de contrabriefing.
- A partir de ahí los organizadores se ponen manos a la obra para elaborar una propuesta de evento y su posterior presentación comercial, la cual recibe el nombre de debriefing.
- Una vez hecha esta presentación comercial, los promotores deciden si contratan o no y lo argumentan.
- Información básica para poder trabajar es el presupuesto. Los promotores han de facilitar una cantidad aproximada que permita maniobrar y proponer a los organizadores. Estos últimos han de presentar un presupuesto final y desglosado, al ser este un factor clave en la decisión de compra.

PROMOTOR 1: NOVIOS
Habéis decidido contraer matrimonio pero, dada la falta de tiempo debida a vuestra situación laboral, habéis pensado tantear la contratación de un servicio de organización.
Mandáis un mail a una empresa organizadora de bodas pidiéndoles una cita y haciéndoles saber que antes vais a remitirles toda información acerca de vuestro gran día, así como las ideas previas que ya tenéis sobre los servicios que deseáis contratar.

ORGANIZADOR 1: WEDDING PLANNER
Sois una empresa dedicada a la organización de bodas establecida en Málaga y ya sabéis que os va a llegar una petición de servicios para luego concertar una cita y tratar toda esta información.
Primero tenéis que analizar el funcionamiento de este sector en Málaga, así como sus empresas y eventos relacionados más importantes. Luego tenéis que decidir vuestros cargos, quiénes sois y cómo os llamáis mientras os llega os llega briefing de unos clientes que queréis conseguir para así terminar de lanzar vuestra empresa.

PROMOTOR 2: TIENDAS PARFOIS
Esta empresa quiere celebrar su aniversario de apertura de negocio en España con sus empleados. Decide realizar una convención en el que se explicará su evolución en nuestro país y se les motivará a continuar con la misma política de atención al cliente.
El evento tendrá un día de duración y acudirán 35 empleados.
El Consejo de Administración decide contratar los servicios de un Organizador de Eventos. El Departamento de Relaciones Públicas realiza una llamada telefónica a un organizador de eventos al que le informa que en breve recibirá el “briefing” para que empiecen a diseñar el acto. Días después le envía un correo electrónico con la
siguiente información:
“…queremos confiar en vosotros para que nos ayudéis a diseñar uno de los eventos más importantes de nuestra compañía: la primera convención con motivo del aniversario de la apertura de negocio en España…”.
Vuestro trabajo consistirá en tomar las decisiones para el diseño de este evento y realizar el briefing que le entregaréis al organizador del evento.

ORGANIZADOR 2:
Tras recibir la llamada telefónica y el correo electrónico os ponéis manos a la obra. Antes de recibir el briefing queréis tener la mayor información posible sobre la empresa, actos anteriores, posibles ideas creativas…
También tenéis que realizar un listado de la información que necesitaréis obtener del briefing que os enviarán en unos días.

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